Uluslararası ticarette, bir satışın kesinleşmesinden önce alıcı ve satıcı arasında belirli bir mutabakata varılması gerekir. İşte bu mutabakatın ilk yazılı belgesi ve resmi bir teklif niteliği taşıyan evrak proforma faturadır (Proforma Invoice). Ticari faturadan farklı olarak henüz bir satış işlemi gerçekleşmeden önce düzenlenen bu belge, potansiyel bir anlaşmanın tüm detaylarını ortaya koyar ve ithalatçının karar vermesi, lisans alması veya finansman ayarlaması için temel teşkil eder. Peki, proforma fatura nedir, hangi bilgileri içerir ve ihracat sürecindeki rolü nedir?
Proforma Fatura Nedir ve Temel Fonksiyonları Nelerdir?
Proforma fatura, ihracatçı tarafından potansiyel ithalatçıya gönderilen, belirli ürünlerin, belirlenen şartlar altında satılmaya hazır olduğunu gösteren bir ön faturadır. Henüz yasal olarak bir satış işlemini veya ödeme yükümlülüğünü (ihracatçı için) temsil etmez; daha çok bir teklif veya bağlayıcı olmayan bir ön sözleşme niteliğindedir.
Proforma faturanın temel fonksiyonları şunlardır:
- Resmi Teklif Belgesi: İhracatçının potansiyel alıcıya yaptığı fiyat teklifini, ürün detaylarını ve satış koşullarını resmi bir formatta sunar.
- İthalatçı İçin Ön Hazırlık: İthalatçının, proforma faturadaki bilgilere dayanarak, ithalat izni/lisansı başvurusunda bulunması, döviz transferi için bankasıyla görüşmesi veya akreditif açılışı için bankasına talimat vermesi gibi ön hazırlıkları yapmasını sağlar.
- Müzakere Aracı: Alıcı ile satıcı arasında fiyat, miktar, teslimat şekli (INCOTERMS), ödeme koşulları gibi konularda yapılacak müzakerelerin temelini oluşturur.
- Siparişin Kesinleşmesi: Proforma faturanın ithalatçı tarafından kabul edilmesi (genellikle imzalı ve kaşeli geri gönderilmesi), satış sözleşmesinin fiilen başladığının bir işareti olarak kabul edilir.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Temel Bilgiler
Bir proforma faturanın etkin olabilmesi ve gelecekteki ticari faturaya temel teşkil edebilmesi için aşağıdaki bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde içermesi önemlidir:
- Belge Başlığı: “Proforma Invoice” veya “Proforma Fatura” açıkça belirtilmelidir.
- Fatura Tarihi ve Numarası: Belgenin düzenlendiği tarih ve benzersiz bir referans numarası.
- İhracatçının Bilgileri: Tam yasal adı, adresi, vergi numarası ve iletişim bilgileri.
- İthalatçının Bilgileri: Potansiyel alıcının tam yasal adı, adresi ve iletişim bilgileri.
- Gönderinin Detayları:
- Malların Cinsi ve Detaylı Tanımı: Ürünün tam ve açık tanımı, modeli, kodu, teknik özellikleri.
- GTİP Kodu (Harmonized System Code): İlgili ürünün uluslararası gümrük tarife istatistik pozisyonu kodu.
- Miktar: Her bir ürünün adedi, kilogramı, metrekare vb. birimiyle miktarı.
- Birim Fiyat: Her bir ürünün birim başına fiyatı.
- Toplam Satır Değeri: Miktar x Birim Fiyat.
- Toplam Değer: Faturadaki tüm ürünlerin toplam değeri.
- Para Birimi: Faturanın düzenlendiği para birimi (örn. USD, EUR, TL).
- INCOTERMS® 2020 Terimi: Malların teslim şeklini, masrafların ve riskin ne zaman ve nerede transfer edildiğini belirten uluslararası ticaret terimi (örn. FOB İstanbul, CIF Hamburg). Bu, toplam maliyeti ve sorumlulukları netleştirir.
- Ödeme Şekli ve Koşulları: Talep edilen ödeme yöntemi (örn. peşin ödeme, vesaik mukabili ödeme, akreditif) ve ödeme vadesi.
- Sevkiyat Bilgileri:
- Yükleme limanı/yeri ve boşaltma limanı/yeri.
- Tahmini sevkiyat tarihi veya teslim süresi.
- Tahmini taşıma şekli (deniz, hava, kara).
- Paketleme Detayları: Tahmini paket adedi, brüt ağırlık ve hacim bilgileri (kesinleşmemiş de olsa).
- Menşe Ülke: Malların üretileceği ülke (örn. Menşe Ülke: Türkiye).
- Geçerlilik Süresi: Teklifin kaç gün geçerli olduğunu belirten bir süre.
- İhracatçının İmzası ve Kaşesi: Belgeyi düzenleyen yetkilinin imzası ve firma kaşesi.
Proforma Faturanın İhracat Sürecindeki Rolü
Proforma fatura, ihracat sürecinin başında, satış kesinleşmeden önce kilit bir rol oynar:
- İlk İletişim ve Teklif: İhracatçının alıcıya sunduğu ilk resmi belge olup, fiyatlandırma ve koşullar hakkında net bir bilgi sağlar.
- İthalat Lisansları ve İzinleri: Birçok ülkede ithalatçı, ithalat izni veya lisansı almak için proforma faturayı ilgili makamlara sunmak zorundadır.
- Döviz Transferi ve Finansman: İthalatçı, peşin ödeme yapacaksa veya akreditif açtıracaksa, bankasına başvururken proforma faturayı kullanır.
- Maliyet Hesaplaması: İthalatçı, proforma faturadaki bilgilere dayanarak kendi ülkesindeki ithalat vergileri, gümrükleme masrafları, navlun ve diğer maliyetleri hesaplar.
- Sipariş Onayı: İthalatçının proforma faturayı onaylamasıyla birlikte, satış siparişi fiilen verilmiş sayılır ve ihracatçı üretim veya tedarik süreçlerini başlatabilir.
- Uluslararası Ticaret Dokümantasyonunun Temeli: Proforma faturada yer alan bilgiler, daha sonra düzenlenecek olan ticari fatura, konşimento ve çeki listesi gibi diğer belgeler için bir şablon görevi görür. Bu sayede tüm belgeler arasında tutarlılık sağlanır.
Proforma fatura, uluslararası ticarette şeffaflığı ve netliği sağlayan, gelecekteki olası anlaşmazlıkları önleyen önemli bir ön belgedir. İhracatçıların bu belgeyi eksiksiz ve dikkatli bir şekilde düzenlemesi, satış süreçlerini hızlandırır ve potansiyel işbirliklerinin sağlıklı bir temele oturmasını sağlar.